Informe Nº 002-2024-OCI/1146-SVC de Contraloría general de la República, 30-01-2024
| Fecha | 30 Enero 2024 |
| Fecha de publicación | 01 Febrero 2024 |
| Número de informe | 002-2024-OCI/1146-SVC |
| Emisor | MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN MARCOS-HUARI |
| Tipo de proceso | VISITA DE CONTROL |
ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN MARCOS
INFORME DE VISITA DE CONTROL
N° 002-2024-OCI/1146-SVC
VISITA DE CONTROL
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN MARCOS
SAN MARCOS - HUARI - ANCASH
“CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DEL ACERVO
DOCUMENTARIO A CARGO DEL ARCHIVO CENTRAL DE
LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN MARCOS”
PERÍODO DE EVALUACIÓN:
DEL 22 DE ENERO DE 2024 AL 26 DE ENERO DE 2024
TOMO I DE I
SAN MARCOS, 30 DE ENERO DE 2024
“Decenio de la Igualdad de Oportunidades para Mujeres y Hombres”
“Año del Bicentenario, de la conciliación de nuestra independencia y de la conmemoración de las Heroicas Batallas de
Junín y Ayacucho”
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Informe de Visita de Control N° 002-2024-OCI/1146-SVC
Período: De 22 de enero de 2024 al 26 de enero de 2024
INFORME DE VISITA DE CONTROL
N° 002-2024-OCI/1146-SVC
“CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTARIO A CARGO DEL
ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN MARCOS”
ÍNDICE
DENOMINACIÓN N° Pág.
I. ORIGEN 3
II. OBJETIVOS 3
III. ALCANCE 3
IV. INFORMACIÓN RESPECTO DEL HITO DE CONTROL 3
V. SITUACIONES ADVERSAS 5
1. Ambiente asignado al Archivo Central de la Entidad no cuenta con la infraestructura, mobiliario
y equipos adecuados para la custodia y conservaciòn del acervo documentario, situaciòn que
podrìa generar su deterioro y/o pèrdidas de la documentaciòn archivada.
2. La Entidad no ha aprobado el Plan de Prevenciòn de Siniestros en Archivos, asimismo, ambiente
del Archivo Central no cuenta con las condiciones adecuadas para el control de riesgos por
siniestro, lo cual podrìa afectar la integridad fìsica del personal y el resguardo del acervo
documentario.
3. La Entidad no cuenta con normativa interna e instrumentos de gestiòn archivìstica, lo cual podrìa
generar un inadecuado mecanisms de custodia, manejo, preservaciòn, transferencia y
eliminaciòn del acervo documentario archivado.
4. Archivo Central de la Entidad no ha organizado y archivado la totalidad de documentaciòn que
obra en sus ambientes, asimismo, no cumple con la respectiva eliminaciòn de documentos,
situaciòn que podrìa generar la pèrdida de la informaciòn, así como, limitaciòn en la ubicaciòn
de la misma.
5. Servidores del Archivo Central de la Entidad, vienen desarrollando funciones administratìvas sin
tener conocimiento sobre la normativa archivìstica, asimismo, no cuentan con elementos de
protecciòn personal y aseo, lo cual podrìa generar una inadecuada administraciòn del archivo y
riesgos en la salud del trabajador.
VI. DOCUMENTACIÓN VINCULADA AL HITO DE CONTROL 27
VII. INFORMACIÓN DEL REPORTE DE AVANCE ANTE SITUACIONES ADVERSAS 27
VIII. CONCLUSIONES 27
IX. RECOMENDACIONES 28
APÉNDICE N° 1 29
23
5
11
15
19
Firmado digitalmente por
COLONIA ALEGRE Miguel
Angel FAU 20131378972 soft
Motivo: Doy Visto Bueno
Fecha: 30-01-2024 14:33:51 -05:00
Firmado digitalmente por
GUEVARA YAURI Joseph Ivan
FAU 20131378972 soft
Motivo: Doy Visto Bueno
Fecha: 30-01-2024 15:40:55 -05:00
Firmado digitalmente por
GUEVARA YAURI Joseph Ivan
FAU 20131378972 soft
Motivo: Doy Visto Bueno
Fecha: 30-01-2024 15:41:17 -05:00
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Informe de Visita de Control N° 002-2024-OCI/1146-SVC
Período: De 22 de enero de 2024 al 26 de enero de 2024
INFORME DE VISITA DE CONTROL
N° 002-2024-OCI/1146-SVC
“CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTARIO A CARGO DEL
ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN MARCOS”
I. ORIGEN
El presente informe se emite en mérito a lo dispuesto por el Órgano de Control Institucional de la
Municipalidad Distrital de San Marcos, mediante oficio de comunicación de inicio
n.° 0029-2024-MDSM/OCI de 19 de enero de 2024, registrado en el Sistema de Control
Gubernamental - SCG con la orden de servicio n.° 1146-2024-003, en el marco de lo previsto en
la Directiva n.° 013-2022-CG/NORM “Servicio de Control Simultáneo” aprobada mediante
Resolución de Contraloría n.° 218-2022-CG de 30 de mayo de 2022 y sus modificatorias.
II. OBJETIVOS
2.1. Objetivo General
Establecer si la custodia y conservación del acervo documentario en el Archivo Central de la
Municipalidad Distrital de San Marcos, se viene desarrollando conforme a lo establecido e n
la normativa aplicable.
2.2. Objetivo Especifico
• Determinar si la infraestructura asignada para el Archivo Central de l a Municipalidad
Distrital de San Marcos cuenta con las condiciones necesari as para la custodia y
conservación de la docu mentación archivística, de conformidad a lo establecido en la
normativa aplicable.
• Determinar si la organización, conservación, custodia, archivo y control de la
documentación archivística a cargo del Archivo Central de la Municipalidad Distrital de
San Marcos, se realiza conforme a la normativa aplicable.
III. ALCANCE
La Visita de Control se desarrolló a la custodia y conservación del acervo documentario en el
Archivo Central, el cual se encuentra a cargo de la Municipalidad Distrital de San Marcos, que está
bajo el ámbito de control del Órgano de Control Institucional y que ha sido ejecutada del 22 al 26
de enero de 2024, en las instalaciones de dicho archivo, ubicada en el Jr. Progreso n.º 332- Plaza
de Armas, distrito de San Marcos, provincia de Huari, departamento de Áncash.
IV. INFORMACIÓN RESPECTO DEL HITO DE CONTROL
Mediante Ley n.° 25323
1
, publicada el 11 de junio de 1991, se creó el Sistema Nacional de
Archivos, con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las
entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios, normas,
técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, organización y
servicio del “Patrimonio Documental de la Nación”
2
.
1
Modificado con Decreto Legislativo n.° 1556, publicado el 16 de mayo de 2023.
2
El artículo 4° del Decreto Supremo n.° 008-92-JUS “Reglamento de la Ley n.° 25323” publicado el 26 de junio de 1992, señala que: “El
Patrimonio Documental de la Nación es el conjunto de documentos de valo r permanente y forma parte del Patrimonio Cultural de la Nación
conservados en l os archivos públicos y privados del ámbito nacional que sirven como fuente de información para la investigación en los
aspectos históricos, sociales, económicos, políticos y legales”.
Firmado digitalmente por
COLONIA ALEGRE Miguel
Angel FAU 20131378972 soft
Motivo: Doy Visto Bueno
Fecha: 30-01-2024 14:33:51 -05:00
Firmado digitalmente por
GUEVARA YAURI Joseph Ivan
FAU 20131378972 soft
Motivo: Doy Visto Bueno
Fecha: 30-01-2024 15:40:55 -05:00
Firmado digitalmente por
GUEVARA YAURI Joseph Ivan
FAU 20131378972 soft
Motivo: Doy Visto Bueno
Fecha: 30-01-2024 15:41:17 -05:00
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