Resolucion N° 000025-2023-PRE/INDECOPI. Aprueban la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales
| Fecha de publicación | 12 Marzo 2023 |
| Sección | Separatas de Normas Legales |
San Borja, 9 de marzo del 2023
VISTOS:
El Memorándum Nº 000465-2022-OAJ/INDECOPI, el Informe Nº 000176-2022-OPM/INDECOPI, el Informe Nº 000001-2023-OAF/INDECOPI, el Memorándum Nº 000044-2023-GEG/INDECOPI y el Acuerdo de Consejo Directivo Nº 005-2023;
CONSIDERANDO:
Que, el literal k) del artículo 5 de la Ley de Organización y Funciones del Indecopi, aprobada por el Decreto Legislativo N° 1033 y el literal j) del artículo 8 del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi, aprobado por el Decreto Supremo Nº 104-2021-PCM, establecen como una de las funciones del Consejo Directivo del Indecopi, la de expedir directivas normando el funcionamiento administrativo de la Institución;
Que, los literales f) y h) del artículo 7.3 de la Ley de Organización y Funciones del Indecopi, aprobada por el Decreto Legislativo N° 1033 y los literales a) e i) del artículo 10 del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi, aprobado por el Decreto Supremo Nº 104-2021-PCM, establecen como funciones de la Presidencia Ejecutiva del Indecopi, las de supervisión de la marcha institucional y el cumplimiento de las políticas y normas que rigen la Institución, así como otras que le encomiende el Consejo Directivo;
Que, mediante los documentos de Vistos la Oficina de Administración y Finanzas propuso la aprobación de una Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales, actualizada en aplicación del Decreto Supremo N° 029-2021-PCM que aprobó el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1412, Ley de Gobierno Digital, con el objeto de contar con un instrumento normativo que sustituya el Manual de Fedatario y Certificación de Firmas y copias que data del año 2008; siendo que la Directiva propuesta establece las disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo, así como dotar de mayor eficiencia a la labor de los Fedatarios, identificando sus funciones y responsabilidades;
Que, atendiendo a lo expuesto en los considerandos precedentes y los informes emitidos por los órganos de asesoramiento y de apoyo de la entidad mediante los documentos de Vistos, el Consejo Directivo, mediante Acuerdo Nº 005-2023 del 31 de enero de 2023, aprobó la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales, y encomendó a la Presidencia Ejecutiva y a la Gerencia General realizar las gestiones correspondientes para la debida ejecución del referido acuerdo;
Con el visto bueno y opinión favorable de la Gerencia General, la Oficina de Administración y Finanzas, la Oficina de Asesoría Jurídica y la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización, y;
En atención a lo señalado anteriormente, de conformidad con lo establecido en los literales f) y h) del artículo 7.3 de la Ley de Organización y Funciones del Indecopi, aprobada por el Decreto Legislativo Nº 1033 y sus modificatorias, así como lo dispuesto en los literales a) e i) del artículo 10 del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi, aprobado por el Decreto Supremo Nº 104-2021-PCM;
RESUELVE:
Artículo 1.- Aprobar la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales, en cumplimiento del Acuerdo N° 005-2023 adoptado por el Consejo Directivo del Indecopi.
Artículo 2.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el diario oficial “El Peruano”, así como en el portal institucional del Indecopi (www.gob.pe/indecopi).
Artículo 3.- Disponer la publicación de la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales aprobada por la presente resolución, en el portal institucional del Indecopi (http://www.gob.pe/indecopi), el mismo día de su publicación en el Diario Oficial El Peruano.
Regístrese, comuníquese y publíquese.
JULIÁN FERNANDO PALACÍN GUTIÉRREZ
Presidente Ejecutivo
I. OBJETIVO
Establecer y regular el ejercicio de la función de los Fedatarios/as del Instituto de Defensa de la Competencia y Protección de la Propiedad Intelectual - Indecopi, así como sus requisitos, obligaciones,responsabilidades y prohibiciones con el cumplimiento de sus funciones en la autenticación de documentos y certificación de firmas, para uso exclusivo en procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad por el Indecopi y contenidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos vigente; así como en trámites de gestión administrativa interna.
II. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de obligatorio cumplimiento para todos los Fedatarios/as institucionales y servidores/as del Indecopi.
III. BASE LEGAL
3.1 Decreto Legislativo N° 1033, Ley de Organización y Funciones del INDECOPI y sus modificatorias.
3.2 Decreto Supremo N°104-2021-PCM, de fecha 27 de mayo de 2021, que aprueba la Sección Primera del Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual – Indecopi.
3.3 Resolución de Presidencia N° 00060-2021-PRE/INDECOPI, de fecha 28 de mayo de 2021, que aprueba la Sección Segunda del Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual – Indecopi.
3.4 Decreto Supremo N° 003-97-TR, Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N° 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral.
3.5 Ley N° 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública y sus modificatorias.
3.6 Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil y su Reglamento.
3.7 Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.8 Reglamento Interno de Servidores Civiles (RIS) del Indecopi, aprobado por Resolución de la Presidencia del Consejo Directivo N° 175-2017- INDECOPI/COD.
3.9 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno.
3.10 Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
3.11 Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo.
IV. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
4.1 Acta.- Documento que registra de manera escrita lo sucedido ante un hecho tratado o acuerdo en una junta. Certificación, testimonio, asiento o constancia oficial de un hecho.
4.2 Archivo Central.- Es la unidad que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y periféricos. Custodia los documentos trasladados por las mismas áreas una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. En virtud de la normatividad vigente, con carácter general y salvo excepciones, no deben custodiar documentos que superen los 30 años de antigüedad.
4.3 Autenticación.- Es el acto de carácter personalísimo que realiza el Fedatario para comprobar, previo cotejo entre el documento original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de la copia para su empleo en los trámites efectuados ante el Indecopi.
4.4 Certificación de firma.- Es el acto mediante el cual el Fedatario verifica la identidad de la persona que ha puesto su firma en un documento, a través de su documento de identidad nacional, para las actuaciones administrativas que sean necesarias en el Indecopi.
4.5 Copia.- Es la reproducción exacta de un documento original. Se considera también el reverso si contiene alguna información o dato, la reproducción puede ser en blanco y negro o colores. Se puede considerar las imágenes digitalizadas.
4.6 Documento original.- Documento emitido por entidad pública o privada, en el que se aprecia(n)sello(s) y/o firma(s) original(es) en su contenido; si el documento fuera emitido en el exterior, deberá estar certificado por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú o Apostillado. Deberá tener plena vigencia para ser autenticado y ser requerimiento en algún procedimiento o servicio administrativo establecido en el Texto Único de Procedimientos Administrativos vigente del Indecopi o utilizados para ser agregado como prueba o argumento ante una solicitud, notificación o pedido de reconsideración o apelación. El Documento original puede estar constituido por varios folios y anexos inclusive.
4.7 Documento no vigente.- Aquellos documentos que han cumplido el plazo de vigencia indicado en el mismo texto del documento, cualquiera sea su naturaleza.
4.8 Fedatario.- Servidor público, cualquiera sea su régimen laboral, designado por Resolución de Gerencia General, el cual tiene como funciones comprobar y autenticar documentos previo cotejo entre el documento original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de ésta última para su empleo en los procedimientos de la entidad, cuando en la actuación administrativa sea exigida la agregación de los documentos o el administrado desee agregarlos como prueba. De conformidad con el TUO de la Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General, el Indecopi, a través de sus órganos y unidades orgánicas, dan fe de la autenticidad de los documentos que se emiten, la labor del Fedatario no afecta las funciones asignadas a cada órgano o unidad orgánica. Tampoco colisiona con el servicio administrativo de solicitar copias certificadas de documentos originales contenidos en los expedientes seguidos ante el Indecopi, servicio contemplado en el Texto Único de Procedimientos Administrativos vigentes del Indecopi.
4.9 Libro de Registro de documentos autenticados y certificación de firmas.- Libro de Actas, que se emplea a doble hoja, con páginas correlativamente numeradas en el que se consigna cada una de las autenticaciones y certificaciones que realice el Fedatario de manera cronológica, el mismo que deberá contener la información establecida en las instrucciones podrá ser en físico o digital.
4.10 Sedes Desconcentradas.- Son las sedes que comprenden a las Oficinas Regionales y locales del Indecopi; así como los puntos de...
VISTOS:
El Memorándum Nº 000465-2022-OAJ/INDECOPI, el Informe Nº 000176-2022-OPM/INDECOPI, el Informe Nº 000001-2023-OAF/INDECOPI, el Memorándum Nº 000044-2023-GEG/INDECOPI y el Acuerdo de Consejo Directivo Nº 005-2023;
CONSIDERANDO:
Que, el literal k) del artículo 5 de la Ley de Organización y Funciones del Indecopi, aprobada por el Decreto Legislativo N° 1033 y el literal j) del artículo 8 del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi, aprobado por el Decreto Supremo Nº 104-2021-PCM, establecen como una de las funciones del Consejo Directivo del Indecopi, la de expedir directivas normando el funcionamiento administrativo de la Institución;
Que, los literales f) y h) del artículo 7.3 de la Ley de Organización y Funciones del Indecopi, aprobada por el Decreto Legislativo N° 1033 y los literales a) e i) del artículo 10 del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi, aprobado por el Decreto Supremo Nº 104-2021-PCM, establecen como funciones de la Presidencia Ejecutiva del Indecopi, las de supervisión de la marcha institucional y el cumplimiento de las políticas y normas que rigen la Institución, así como otras que le encomiende el Consejo Directivo;
Que, mediante los documentos de Vistos la Oficina de Administración y Finanzas propuso la aprobación de una Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales, actualizada en aplicación del Decreto Supremo N° 029-2021-PCM que aprobó el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1412, Ley de Gobierno Digital, con el objeto de contar con un instrumento normativo que sustituya el Manual de Fedatario y Certificación de Firmas y copias que data del año 2008; siendo que la Directiva propuesta establece las disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo, así como dotar de mayor eficiencia a la labor de los Fedatarios, identificando sus funciones y responsabilidades;
Que, atendiendo a lo expuesto en los considerandos precedentes y los informes emitidos por los órganos de asesoramiento y de apoyo de la entidad mediante los documentos de Vistos, el Consejo Directivo, mediante Acuerdo Nº 005-2023 del 31 de enero de 2023, aprobó la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales, y encomendó a la Presidencia Ejecutiva y a la Gerencia General realizar las gestiones correspondientes para la debida ejecución del referido acuerdo;
Con el visto bueno y opinión favorable de la Gerencia General, la Oficina de Administración y Finanzas, la Oficina de Asesoría Jurídica y la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización, y;
En atención a lo señalado anteriormente, de conformidad con lo establecido en los literales f) y h) del artículo 7.3 de la Ley de Organización y Funciones del Indecopi, aprobada por el Decreto Legislativo Nº 1033 y sus modificatorias, así como lo dispuesto en los literales a) e i) del artículo 10 del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi, aprobado por el Decreto Supremo Nº 104-2021-PCM;
RESUELVE:
Artículo 1.- Aprobar la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales, en cumplimiento del Acuerdo N° 005-2023 adoptado por el Consejo Directivo del Indecopi.
Artículo 2.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el diario oficial “El Peruano”, así como en el portal institucional del Indecopi (www.gob.pe/indecopi).
Artículo 3.- Disponer la publicación de la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales aprobada por la presente resolución, en el portal institucional del Indecopi (http://www.gob.pe/indecopi), el mismo día de su publicación en el Diario Oficial El Peruano.
Regístrese, comuníquese y publíquese.
JULIÁN FERNANDO PALACÍN GUTIÉRREZ
Presidente Ejecutivo
I. OBJETIVO
Establecer y regular el ejercicio de la función de los Fedatarios/as del Instituto de Defensa de la Competencia y Protección de la Propiedad Intelectual - Indecopi, así como sus requisitos, obligaciones,responsabilidades y prohibiciones con el cumplimiento de sus funciones en la autenticación de documentos y certificación de firmas, para uso exclusivo en procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad por el Indecopi y contenidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos vigente; así como en trámites de gestión administrativa interna.
II. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de obligatorio cumplimiento para todos los Fedatarios/as institucionales y servidores/as del Indecopi.
III. BASE LEGAL
3.1 Decreto Legislativo N° 1033, Ley de Organización y Funciones del INDECOPI y sus modificatorias.
3.2 Decreto Supremo N°104-2021-PCM, de fecha 27 de mayo de 2021, que aprueba la Sección Primera del Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual – Indecopi.
3.3 Resolución de Presidencia N° 00060-2021-PRE/INDECOPI, de fecha 28 de mayo de 2021, que aprueba la Sección Segunda del Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual – Indecopi.
3.4 Decreto Supremo N° 003-97-TR, Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N° 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral.
3.5 Ley N° 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública y sus modificatorias.
3.6 Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil y su Reglamento.
3.7 Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.8 Reglamento Interno de Servidores Civiles (RIS) del Indecopi, aprobado por Resolución de la Presidencia del Consejo Directivo N° 175-2017- INDECOPI/COD.
3.9 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno.
3.10 Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
3.11 Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo.
IV. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
4.1 Acta.- Documento que registra de manera escrita lo sucedido ante un hecho tratado o acuerdo en una junta. Certificación, testimonio, asiento o constancia oficial de un hecho.
4.2 Archivo Central.- Es la unidad que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y periféricos. Custodia los documentos trasladados por las mismas áreas una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. En virtud de la normatividad vigente, con carácter general y salvo excepciones, no deben custodiar documentos que superen los 30 años de antigüedad.
4.3 Autenticación.- Es el acto de carácter personalísimo que realiza el Fedatario para comprobar, previo cotejo entre el documento original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de la copia para su empleo en los trámites efectuados ante el Indecopi.
4.4 Certificación de firma.- Es el acto mediante el cual el Fedatario verifica la identidad de la persona que ha puesto su firma en un documento, a través de su documento de identidad nacional, para las actuaciones administrativas que sean necesarias en el Indecopi.
4.5 Copia.- Es la reproducción exacta de un documento original. Se considera también el reverso si contiene alguna información o dato, la reproducción puede ser en blanco y negro o colores. Se puede considerar las imágenes digitalizadas.
4.6 Documento original.- Documento emitido por entidad pública o privada, en el que se aprecia(n)sello(s) y/o firma(s) original(es) en su contenido; si el documento fuera emitido en el exterior, deberá estar certificado por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú o Apostillado. Deberá tener plena vigencia para ser autenticado y ser requerimiento en algún procedimiento o servicio administrativo establecido en el Texto Único de Procedimientos Administrativos vigente del Indecopi o utilizados para ser agregado como prueba o argumento ante una solicitud, notificación o pedido de reconsideración o apelación. El Documento original puede estar constituido por varios folios y anexos inclusive.
4.7 Documento no vigente.- Aquellos documentos que han cumplido el plazo de vigencia indicado en el mismo texto del documento, cualquiera sea su naturaleza.
4.8 Fedatario.- Servidor público, cualquiera sea su régimen laboral, designado por Resolución de Gerencia General, el cual tiene como funciones comprobar y autenticar documentos previo cotejo entre el documento original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de ésta última para su empleo en los procedimientos de la entidad, cuando en la actuación administrativa sea exigida la agregación de los documentos o el administrado desee agregarlos como prueba. De conformidad con el TUO de la Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General, el Indecopi, a través de sus órganos y unidades orgánicas, dan fe de la autenticidad de los documentos que se emiten, la labor del Fedatario no afecta las funciones asignadas a cada órgano o unidad orgánica. Tampoco colisiona con el servicio administrativo de solicitar copias certificadas de documentos originales contenidos en los expedientes seguidos ante el Indecopi, servicio contemplado en el Texto Único de Procedimientos Administrativos vigentes del Indecopi.
4.9 Libro de Registro de documentos autenticados y certificación de firmas.- Libro de Actas, que se emplea a doble hoja, con páginas correlativamente numeradas en el que se consigna cada una de las autenticaciones y certificaciones que realice el Fedatario de manera cronológica, el mismo que deberá contener la información establecida en las instrucciones podrá ser en físico o digital.
4.10 Sedes Desconcentradas.- Son las sedes que comprenden a las Oficinas Regionales y locales del Indecopi; así como los puntos de...
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