Decreto Supremo Nº 054-2018-PCM, que aprueba los Lineamientos de Organización del Estado
Apruébense los “Lineamientos de Organización del Estado”, que constan de seis (6) títulos, sesenta y siete (67) artículos, diecisiete (17) disposiciones complementarias finales y un (1) anexo, que forman parte integrante del presente decreto supremo.
La presente norma busca que las entidades del Estado, conforme a su tipo, competencias y funciones, se organicen de la mejor manera a fin de responder a las necesidades públicas, en beneficio de la ciudadanía.
3.1 La presente norma es de aplicación, bajo el término genérico de entidad, a las siguientes:
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El Poder Ejecutivo: Los Ministerios, Organismos públicos y demás entidades con calidad de pliego presupuestal.
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El Poder Judicial y el Congreso de la República, en todos aquellos aspectos no contemplados o que no se opongan a lo que establecen sus respectivas leyes orgánicas.
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Los organismos constitucionalmente autónomos, en todos aquellos aspectos no contemplados o que no se opongan a lo que establecen sus respectivas leyes orgánicas.
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El Seguro Social de Salud - EsSalud.
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Las Universidades Públicas, en todos aquellos aspectos que no se opongan a lo establecido en la Ley Universitaria.
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Los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, en todos aquellos aspectos no contemplados o que no se opongan a lo que establecen sus respectivas leyes orgánicas.
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Las mancomunidades regionales y municipales, en todos aquellos aspectos no contemplados o que no se opongan a lo que establecen las leyes que las regulan.
h.
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Los programas y proyectos especiales.
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Las demás entidades que forman parte de la estructura del Estado y que ejercen potestades administrativas, y por tanto su accionar se encuentra sujeto a normas de derecho público.
3.2 Se encuentran excluidas del ámbito de aplicación de la presente norma, las Empresas que conforman la actividad empresarial del Estado, las que se rigen por la Ley General de Sociedades y las normas especiales que emite el FONAFE para las empresas que se encuentran bajo su ámbito. Asimismo, se encuentran excluidas las empresas de gobiernos subnacionales en tanto su actividad se sujete a lo regulado en la Ley General de Sociedades, la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y la Ley Orgánica de Municipalidades, según corresponda y demás normativa especial que se les aplique.
Además de los principios contenidos en las normas que regulan la estructura, organización y funcionamiento del Estado, se aplican los siguientes:
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Servicio a la ciudadanía.- Las entidades se organizan para responder mejor a las necesidades de la ciudadanía asegurando una prestación ágil, oportuna, efectiva y de calidad, para lograr resultados que impacten positivamente en el bienestar de la ciudadanía y en el desarrollo del país.
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Eficacia.- Las entidades se organizan para asegurar el cumplimiento de políticas, estrategias, metas y resultados.
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Eficiencia.- Las entidades adoptan formas organizativas haciendo un uso racional de los recursos públicos.
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Especialidad.- Las entidades integran sus competencias y funciones según su afinidad y complementariedad.
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Jerarquía.- Las entidades se organizan en un régimen jerarquizado y desconcentrado cuando corresponda, sobre la base de competencias y funciones afines.
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Legalidad.- Las competencias de las entidades deben estar plenamente justificadas y amparadas en la ley y reflejarse en sus normas de organización y funciones.
El diseño consiste en analizar las características de la entidad para identificar un modelo de organización que más se ajuste a esta y facilite la elaboración o modificación de su estructura orgánica o funcional.
6.1 Las entidades consideran los siguientes criterios para su diseño organizacional:
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Estrategia y prioridades institucionales.
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Bienes y servicios que presta, evaluando el nivel de cobertura y demanda.
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Cantidad de personal con vínculo laboral y volumen de trabajo.
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Recursos y capacidad operativa.
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Tiempo de operación.
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Nivel de especialización de las funciones sustantivas.
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Factores externos que pudiesen afectar el cumplimiento de las funciones sustantivas.
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Nivel de riesgos en los procesos para la provisión del bien o servicio.
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Normas sustantivas aplicables.
6.2 En el caso del literal h) las entidades evalúan el funcionamiento de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo para la identificación de riesgos. Para su análisis, las entidades pueden definir mayores niveles de desagregación de sus procesos de acuerdo a su complejidad hasta llegar a sus actividades, las cuales se describen a través de procedimientos.
7.1 La estructura orgánica agrupa las competencias y funciones de la entidad en unidades de organización y establece las líneas de autoridad y mecanismos de coordinación para el logro de sus objetivos.
7.2 En el Reglamento de Organización y Funciones se desarrolla la estructura orgánica de la entidad y se representa en el organigrama.
7.3 La estructura funcional agrupa las funciones de un programa y proyecto especial y establece las líneas de autoridad y mecanismos de coordinación para el logro de sus objetivos.
7.4 El Manual de Operaciones desarrolla la estructura funcional y se representa en el organigrama.
Para establecer la estructura orgánica o funcional se consideran, según corresponda, las siguientes reglas:
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Distribución de competencias y funciones. - Todas las competencias y funciones que las normas sustantivas establecen para una entidad, deben ser asignadas a alguna unidad de organización de esta.
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Determinación de funciones. - Las funciones específicas asignadas a cada unidad de organización se derivan de las funciones generales definidas para la entidad. Para tal efecto las funciones se desagregan siguiendo una secuencia jerárquica según los niveles organizacionales con los que cuente la entidad. La descripción funcional debe ser clara y comprehensiva respecto del mandato asignado. Su aplicación no puede ser interpretada como una limitación para que las unidades de organización realicen otras funciones que contribuyan al cumplimiento del mandato asignado.
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Separación de funciones. - Las funciones sustantivas deben estar separadas de aquellas que son de administración interna. La estructura de los órganos de línea no debe incluir órganos de administración interna.
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Coherencia entre asignación de competencias y rendición de cuentas. - Una entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeño y el grado de cumplimiento de sus funciones sobre la base de criterios de medición que tiendan a ser objetivos.
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No duplicidad. - Las entidades no deben duplicar funciones entre sí. Las funciones similares no deben ser ejercidas por más de una unidad de organización al interior de una entidad, salvo cuando es en ámbitos territoriales diferentes.
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Racionalidad.- Solo pueden crearse unidades de organización que estén orientadas al cumplimiento de la finalidad y competencias de la entidad; y respondan al dimensionamiento y a sus objetivos institucionales. Las funciones que se ejercen en cumplimiento de normas que dictan los rectores de los sistemas o normas técnicas de gestión, no obligan a la creación de unidades de organización. La necesidad de su creación se ampara en los criterios de análisis para el diseño organizacional.
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Coordinación. - Cuando se trate de funciones de coordinación permanentes entre unidades de organización, debe especificarse dicha función en cada uno de ellos. Cuando se trate de funciones de coordinación interinstitucional permanente, debe especificarse la institución con la que se realiza.
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Simplicidad. - Las entidades desarrollan su estructura y asignación de funciones en forma sencilla y clara. Esta debe soportar adecuadamente los procesos evitando complejizar o generar trabas en su interior para el cumplimiento de sus fines y una mejor atención a los ciudadanos.
9.1 Son las categorías dentro de la estructura orgánica de la entidad que reflejan la dependencia jerárquica entre sus unidades de organización. Se clasifican en:
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Primer nivel: Órganos de Alta Dirección y según corresponda órganos resolutivos u órganos consultivos.
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Segundo nivel: Órganos de línea y órganos de administración interna
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Tercer nivel: Unidades orgánicas
9.2 Los órganos desconcentrados configuran un nivel organizacional, salvaguardando su dependencia jerárquica.
9.3 En base al dimensionamiento de las entidades, éstas excepcionalmente se pueden organizar jerárquicamente en un cuarto o mayor nivel organizacional, siempre que estén debidamente sustentados conforme lo dispuesto en el artículo 16.
10.1 Los órganos de la Alta Dirección son responsables de dirigir la entidad, supervisar y regular sus actividades, y, en general ejercer las funciones de dirección política y administrativa de la entidad.
10.2 Configuran el primer nivel organizacional y están integrados por:
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En los ministerios, por el Despacho Ministerial, los Despachos Viceministeriales y la Secretaría General.
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En los organismos públicos ejecutores del Poder Ejecutivo, por la Jefatura, Gerencia General, pudiendo contar por excepción con un Consejo Directivo cuando atiendan asuntos de carácter multisectorial, de acuerdo a la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.
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En los organismos públicos técnicos - especializados del Poder Ejecutivo, por la Presidencia Ejecutiva, el Consejo Directivo y la Gerencia General.
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En los organismos públicos reguladores del Poder Ejecutivo, por el Consejo Directivo, la Presidencia Ejecutiva y la Gerencia General.
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En Gobiernos Regionales, por el Consejo Regional, el Despacho de la Gobernación Regional y la Gerencia Regional.
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En los Gobiernos Locales, por el Concejo Municipal, la Alcaldía Municipal y la Gerencia Municipal.
10.3 La Ley de creación de un sistema determina el Ministerio y, de ser el caso, el organismo público u órgano a través del cual se ejerce la rectoría. El órgano de la entidad a través del cual se ejerce la rectoría sobre un sistema no forma parte, en virtud de dicha condición, de la Alta Dirección de una entidad.
10.4 Los asesores de la Alta Dirección no constituyen un órgano o una unidad orgánica, sino un equipo de trabajo y no debe verse reflejado en el Reglamento de Organización y Funciones.
10.5 En toda entidad debe estar definida la autoridad de la gestión administrativa, que forma parte de la Alta Dirección y actúa como nexo de coordinación entre esta y los órganos de asesoramiento y de apoyo. En los Ministerios esta función es ejercida por la Secretaría General; en los Gobiernos Regionales por la Gerencia General Regional y en los Gobiernos Locales por la Gerencia Municipal. En los organismos públicos, se denomina Gerencia General.
11.1 El Órgano de Control Institucional es el órgano responsable del control de las actividades de gestión, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y la normativa de la materia.
11.2 Para la defensa jurídica de los derechos e intereses del Estado, los Ministerios y demás entidades expresamente autorizadas conforme a ley cuentan con un órgano de defensa jurídica. Las funciones de las procuradurías públicas son determinadas conforme a la normativa de la materia.
12.1 Son órganos encargados de asesorar o apoyar a la entidad en el cumplimiento de sus funciones sustantivas y están constituidos, respectivamente, por los órganos de asesoramiento y apoyo.
12.2 La calificación del órgano de administración interna en asesoramiento o apoyo, depende de las características y estrategias que adopte la entidad para el cumplimiento de sus fines.
12.3 Las funciones que se derivan de los Sistemas Administrativos recogen lo dispuesto por sus entes rectores. Las funciones enunciadas o aquellas que se ejercen en cumplimiento de las normas que dictan los rectores de dichos sistemas no obligan la creación de órganos o de unidades orgánicas.
12.4 Los órganos que ejercen estas funciones se denominan oficinas, en caso se ejerzan a través de unidades orgánicas, estas se denominan unidades. Únicamente en el caso de los Ministerios los órganos se denominan Oficinas Generales y sus unidades orgánicas se denominan Oficinas.
12.5 En los Gobiernos Regionales, se denominan Gerencias Regionales, de conformidad con la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales.
12.6 En los Gobiernos Locales, se denominan Oficinas, de conformidad con la Ley Orgánica de Municipalidades.
13.1 Los órganos de línea ejercen funciones sustantivas en la entidad y pueden ser de tipo técnico - normativo o de prestación de bienes y servicios.
13.2 Los órganos de línea se estructuran de la siguiente forma:
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En los Ministerios los órganos del segundo nivel organizacional en Direcciones Generales, de tener unidades orgánicas del tercer nivel organizacional en Direcciones.
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En los Gobiernos Regionales y Locales en Gerencias para los órganos del segundo nivel organizacional; y en Subgerencias o Direcciones, de tener unidades orgánicas del tercer nivel organizacional.
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En el resto de entidades se denominan Direcciones, salvo que por mandato legal se establezca otra denominación.
13.3 Las funciones que se ejercen en cumplimiento de las normas que dictan los rectores de los Sistemas Funcionales no obliga la creación de órganos o de unidades orgánicas.
14.1 Son órganos que desarrollan funciones sustantivas para prestar bienes o servicios, y se crean para atender necesidades no cubiertas en el territorio. Requieren de una organización desconcentrada, distinta a la de la entidad de la cual forman parte, la cual se desarrolla en un manual de operaciones, de corresponder. Actúan en representación de la entidad de la cual forman parte. En el ROF se habilita a la entidad a crear órganos desconcentrados y se establecen sus funciones específicas, de conformidad con lo dispuesto en la normativa sustantiva aplicable a la entidad.
14.2 No constituyen órganos desconcentrados las Oficinas Desconcentradas a cargo de funciones administrativas tales como recepción de expedientes, solicitudes, entrega de información a la ciudadanía, y en general para actividades de similar naturaleza, las cuales forman parte de la Oficina de Atención al Ciudadano o la que haga sus veces.
De acuerdo a sus funciones una entidad puede tener los siguientes órganos, siempre que su Ley de creación lo faculte:
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Órganos Académicos
Son unidades de organización que ejercen funciones de formación académica a terceros. No tienen personería jurídica pero cuentan con identidad organizacional para el cumplimiento de sus funciones, según lo determine su norma de creación. Dependiendo de la necesidad, pueden constituirse como órgano de línea u órgano desconcentrado. De corresponder, cuentan con un manual de operaciones.
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Órganos Resolutivos
Son los encargados de resolver en última instancia, cualquier reclamo o controversia en las materias bajo su competencia definidas por ley. Gozan de autonomía, sus decisiones agotan la vía administrativa y se ubican en el primer nivel organizacional.
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Órganos Consultivos
Son los encargados de asesorar o emitir opinión sobre asuntos que solicite la Alta Dirección, conformados por un equipo colegiado experto en la materia o vinculado a ella. Sus miembros pueden ser designados por la propia Ley que los crea, mediante el mecanismo previsto por esta o por el Titular de la entidad. Ejercen funciones ad honorem y no ejercen una línea de autoridad ni poseen dependencia jerárquica. Se ubican en el primer nivel organizacional y no tienen unidades orgánicas. Incluye a las Comisiones Consultivas, las que se crean mediante Resolución Suprema, la cual regula su objeto, la designación de los representantes que la conforman, su plazo de vigencia, sus funciones y la entidad de la cual depende.
16.1 Los criterios que justifican la creación de órganos o unidades orgánicas son los siguientes:
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La carga administrativa o volumen de operación requeridas de forma permanente
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Enfoque estratégico
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Tipo y tamaño de la entidad
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Grado de tecnificación de los procesos
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Las competencias del recurso humano
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Necesidad de independizar servicios y tareas
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Necesidad de ejercer supervisión o control
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Contar con más de 15 servidores civiles con contrato vigente o posición presupuestada.
16.2 La aplicación de los criterios señalados en el numeral anterior se aplican en forma alternativa o concurrente, según corresponda.
16.3 Los criterios señalados en el numeral 16.1 se aplican también para justificar la creación de los demás niveles organizacionales, siendo obligatorio que concurra el criterio señalado en el literal h).
17.1 Un programa es una forma de organización desconcentrada que adopta una entidad para resolver un problema, una situación crítica o implementar una política pública, en el ámbito de competencia de la entidad a la que pertenece. No tiene personería jurídica pero puede contar con identidad organizacional para el cumplimiento de las funciones que determine su norma de creación y para la ejecución de sus procesos conforme se establezca en su Manual de Operaciones.
17.2 Cuenta con ámbito de competencia para adoptar decisiones técnicas vinculadas al seguimiento y evaluación, mejora de procesos, emisión de normas técnicas, entre otras de similar naturaleza.
17.3 Sólo por excepción, cuando se prevé que la misión es de tipo permanente o que la intervención a desarrollar para dar solución al problema o situación crítica es de largo plazo, la creación de un programa conlleva a la formación de un órgano o unidad orgánica en una entidad. Asimismo, excepcionalmente su creación implica la creación de una categoría presupuestal.
17.4 Cuentan con una estructura funcional que se desarrolla en un Manual de Operaciones y se representa mediante un organigrama.
17.5 Los programas bajo el ámbito de competencia del Poder Ejecutivo y de los Gobiernos Regionales y Locales se extinguen una vez que se han cumplido sus objetivos, finaliza su periodo de vigencia o culmina la necesidad de su continuidad. Dicha extinción se aprueba por norma de igual jerarquía a la norma que determinó su creación. En el caso de la extinción de los programas bajo el ámbito de competencia del Poder Ejecutivo, se requiere la opinión previa de la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros.
18.1 Un proyecto especial es una forma de organización desconcentrada que se crea para alcanzar uno o varios objetivos en un periodo limitado de tiempo, siguiendo una metodología definida. No tiene personería jurídica pero puede contar con identidad organizacional para el cumplimiento de sus funciones que determine su norma de creación y para la ejecución de sus procesos conforme se establezca en su Manual de Operaciones.
18.2 Cuenta con ámbito de competencia delimitado para producir bienes y servicios y ejecuta las normas técnicas dispuestas por la entidad a la que pertenece.
18.3
18.4 Cuentan con una estructura funcional que se desarrolla en el Manual de Operaciones y se representa mediante un organigrama.
18.5 Los proyectos especiales bajo el ámbito de competencia del Poder Ejecutivo y de los Gobiernos Regionales y Locales se extinguen una vez que se han cumplido sus objetivos, finaliza su periodo de vigencia o culmina la necesidad de su continuidad. Dicha extinción se aprueba por norma de igual jerarquía a la norma que determinó su creación. En el caso de la extinción de proyectos especiales bajo el ámbito de competencia del Poder Ejecutivo, se requiere la opinión previa de la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros.
19.1 Los fondos que por la magnitud de sus operaciones requieren de una administración, distinta de la entidad de la cual forma parte, pueden contar funcionalmente con un Consejo Directivo, que se constituye en su máxima autoridad, con una Secretaría Técnica y, de ser necesario, con comités de financiamiento, vigilancia y supervisión. La estructura del fondo se determina en su ley de creación y se formaliza mediante un Manual de Operaciones.
19.2 En aquellos casos que solo se requiera de un Consejo Directivo y una Secretaría Técnica, esta última recae y se ejerce a través de un órgano de línea de la entidad de la cual forma parte.
21.1 Son un tipo de órgano colegiado sin personería jurídica y se crean para cumplir con funciones de seguimiento, supervisión, fiscalización, propuesta o emisión de informes, que sirven de base para la toma de decisiones de otras entidades. Sus conclusiones carecen de efectos jurídicos frente a terceros. Las Comisiones, sean temporales o permanentes, no tienen unidades orgánicas.
21.2 La coordinación es inherente a las entidades públicas y no requiere necesariamente la conformación de Comisiones. La coordinación al interior de una entidad no requiere en ningún caso la conformación de una Comisión.
21.3 Las comisiones solo realizan las funciones establecidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo o en su norma de creación, según corresponda.
21.4 Las comisiones no se encuentran facultadas para suscribir convenios o celebrar contratos. De ser necesario, corresponde a la entidad en la cual recae la secretaría técnica, realizar dichas actuaciones.
La designación de los miembros de una Comisión se hace en función del cargo. Excepcionalmente, dicha designación puede hacerse en función de la persona que ocupa un determinado cargo. En ambos casos el miembro de la Comisión actúa en representación de una entidad pública o de un colectivo cuando se trate de representantes de organizaciones de la sociedad civil, academia, gremios empresariales, entre otros.
23.1 Las Comisiones del Poder Ejecutivo pueden ser Comisiones Sectoriales o Comisiones Multisectoriales conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.
23.2 En caso participen representantes de otros niveles de gobierno, otros Poderes del Estado; así como Organismos Constitucionalmente Autónomos, su participación requiere de la conformidad previa de su máxima autoridad. En dichos casos, la creación de la Comisión se aprueba mediante decreto supremo refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros y los ministros de los sectores involucrados, previa opinión favorable de la Secretaría de Gestión Pública.
23.3 Excepcionalmente, en las comisiones del Poder Ejecutivo, también pueden participar representantes acreditados de la sociedad civil, academia, gremios empresariales, entre otros, siempre que su participación contribuya al objeto de la comisión.
23.4 La información sobre la creación, instalación, funcionamiento y extinción de las comisiones sectoriales y multisectoriales del Poder Ejecutivo se registra en el aplicativo informático que para tal efecto lleva la Secretaria de Coordinación o la que haga sus veces de la Presidencia del Consejo de Ministros conforme a las disposiciones de la materia.
23.5 Las agendas de las sesiones, los participantes a estas, los acuerdos que se adopten, así como los informes que propongan las Comisiones Sectoriales y Multisectoriales del Poder Ejecutivo en el marco de sus funciones, son de libre acceso a través de dicho aplicativo, salvo aquella información exceptuada por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y demás normativa de la materia.
24.1
24.2 Las Comisiones Multiregionales y Multilocales se crean a propuesta de dos o más Gobiernos Regionales o Locales, según corresponda, mediante acuerdo. En la sesión de instalación, los miembros de las Comisiones Multiregionales y Multilocales designarán quien preside la Comisión.
24.3 Las Comisiones Multiregionales están integradas por representantes de los Gobiernos Regionales. Estas pueden invitar a los Gobiernos Locales de las respectivas jurisdicciones.
24.4 Las Comisiones Multilocales están integradas por representantes de los Gobiernos Locales. Estas pueden invitar al Gobierno Regional de su respectiva jurisdicción.
25.1 En caso su norma de creación así lo disponga, las comisiones cuentan con una Secretaría Técnica que les brinda soporte, la cual es asumida por una de las entidades que la conforman.
25.2 La Secretaría Técnica es la responsable de llevar el registro de los acuerdos de la Comisión y custodiar sus actas y toda documentación que se genere durante su vigencia, así como cumplir con lo dispuesto en el numeral 23.5 del artículo 23.
26.1 Las Comisiones Multisectoriales de naturaleza permanente o aquellas creadas con una vigencia mayor a doce (12) meses cuentan con un Reglamento Interno.
26.2 De corresponder, las Comisiones Sectoriales con una vigencia mayor de doce (12) meses pueden contar con un Reglamento Interno.
26.3 El Reglamento Interno debe contener como mínimo el régimen de periodicidad, quórum, reglas de votación y reglas de aprobación de acuerdos, entre otros.
26.4 Pueden tener un régimen de sesiones presenciales o virtuales. Las sesiones virtuales siguen las mismas formalidades previstas para las presenciales.
27.1 Las comisiones multisectoriales de naturaleza permanente se extinguen cumplidos sus objetivos o culminada la necesidad de su continuidad, entre otros supuestos que determine la Presidencia del Consejo de Ministros. Su extinción se aprueba mediante resolución ministerial del sector del cual depende la comisión o de aquel que ejerce su Secretaria Técnica, previa opinión favorable de la Secretaría de Gestión Pública.
27.2 Las comisiones sectoriales y multisectoriales de naturaleza temporal se extinguen de forma automática cumplidos sus objetivos y su periodo de vigencia, y se formaliza mediante comunicación a la Secretaría de Gestión Pública.
27.3 La Secretaría de Gestión Pública evalúa de oficio el funcionamiento de las comisiones a fin de determinar la necesidad de su continuidad, pudiendo extinguirse por resolución ministerial de la Presidencia del Consejo de Ministros.
27.4 En el caso de aquellas comisiones en las que participan otros poderes del Estado o niveles de gobierno que se encuentran bajo la dependencia de una entidad del Poder Ejecutivo, o cuya Secretaría Técnica sea ejercida por una entidad del Poder Ejecutivo, su extinción se aprueba mediante decreto supremo refrendado por los ministros de los sectores involucrados previa opinión favorable de la Secretaría de Gestión Pública.
28.1 Los grupos de trabajo son un tipo de órgano colegiado sin personería jurídica ni administración propia, que se crean para cumplir funciones distintas a las de seguimiento, fiscalización, propuesta o emisión de informes técnicos, tales como la elaboración de propuestas normativas, instrumentos, entre otros productos específicos. Sus conclusiones carecen de efectos jurídicos sobre terceros.
28.2 Pueden ser sectoriales o multisectoriales y se aprueban mediante resolución ministerial del ministerio del cual depende. Corresponde a la Oficina General de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces y a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces, validar la legalidad y sustento técnico para su creación, respectivamente. En el caso de los grupos de trabajo con una vigencia mayor a dos (2) años su creación requiere de la opinión técnica previa de la Secretaría de Gestión Pública.
Pueden participar en calidad de integrantes del Grupo de Trabajo representantes de otros poderes del Estado, niveles de gobierno y organismos constitucionalmente autónomos, previa conformidad de su máxima autoridad; así como representantes acreditados de la sociedad civil, academia, gremios empresariales, entre otros, siempre que su participación se vincule y contribuya al objeto del Grupo de Trabajo. La resolución ministerial que aprueba la creación de un Grupo de Trabajo, cuya conformación incluya representantes de más de un sector o que no forman parte del Poder Ejecutivo, contiene un considerando en el que se precisa que se cuenta con el consentimiento de las entidades públicas o privadas representadas en el Grupo de Trabajo.
28.3 Los grupos de trabajo de naturaleza temporal se extinguen de forma automática cumplidos sus objetivos y su periodo de vigencia, y se formaliza mediante comunicación a la Secretaría de Gestión Pública.
28.4 La Secretaría de Gestión Pública evalúa de oficio el funcionamiento de los grupos de trabajo a fin de determinar la necesidad de su continuidad, pudiendo extinguirse por resolución ministerial de la Presidencia del Consejo de Ministros.
29.1 Los comités son un tipo de órgano colegiado, sin personería jurídica ni administración propia, que se crean conforme lo dispuesto en la normativa especial que los regula, para tomar decisiones sobre materias específicas. Sus miembros actúan en representación del órgano o entidad a la cual representan y sus decisiones tienen efectos vinculantes para éstos, así como para terceros, de ser el caso.
29.2 Los comités se disuelven automáticamente cumplido su objeto y periodo de vigencia, de ser el caso.
30.1 Es un mecanismo de reforma de la estructura del Estado por el cual se crea una entidad pública para resolver un problema público que requiera y justifique dicha creación.
30.2 Las entidades pueden contar o no con personería jurídica de derecho público. La personería jurídica se asigna por Ley y solo a entidades que ejercen funciones permanentes y que hayan sido calificadas como pliego presupuestal.
30.3 Las entidades del Poder Ejecutivo que carecen de personería jurídica, tales como los programas, proyectos especiales, fondos, entre otros, pertenecen a un Ministerio o un organismo público. Las entidades que carecen de personería jurídica creadas en el ámbito de los Gobiernos Regionales y Locales forman parte de estos.
31.1 Los Ministerios y Organismos públicos del Poder Ejecutivo se crean por Ley a iniciativa del Poder Ejecutivo.
31.2 Los fondos se crean por Ley y carecen de personería jurídica. Los fondos del Poder Ejecutivo a los que hace referencia el artículo 39 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo son los únicos que cuentan con personería jurídica.
31.3 Los programas y proyectos especiales del Poder Ejecutivo se crean mediante decreto supremo con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros.
31.4 Las demás entidades conforme a la normatividad vigente.
Es un mecanismo de reforma de la estructura del Estado por el cual uno o más órganos, Ministerios, Organismos públicos, programas, proyectos, fondos, comisiones, o cualquier entidad del Estado, se integran a otra existente denominada absorbente. Origina la extinción de las entidades u órganos absorbidos.
33.1 A excepción de los Ministerios que se fusionan por Ley, la fusión de órganos, programas, proyectos, comisiones, Organismos públicos, fondos, comisiones y en general toda entidad del Poder Ejecutivo se aprueba por Decreto Supremo, con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros, previa opinión favorable de la Secretaría de Gestión Pública.
33.2 La fusión de programas, proyectos, comisiones y en general toda entidad bajo el ámbito de competencia de un mismo gobierno regional o local, se aprueba por Ordenanza Regional o de Alcaldía. Cuando se trate de una fusión de entidades de ámbitos de competencia de gobiernos regionales o locales diferentes, se aprueba por Ley.
34.1 Durante el proceso de fusión, la entidad absorbida mantiene vigente su estructura y ejerce las funciones, responsabilidades y obligaciones que le correspondan.
34.2 Durante el proceso de fusión, la entidad absorbida debe limitar su accionar a aspectos que garanticen mantener el adecuado funcionamiento de la entidad debiendo someter a consideración de la Comisión de Transferencia cualquier obligación que exceda el plazo de fusión, incluida las renovaciones o contrataciones de personal, así como aquellos contratos que sean suscritos desde la entrada en vigencia del Decreto Supremo.
34.3 Las entidades involucradas en un proceso de fusión son las responsables de cumplir con el proceso de transferencia en los plazos establecidos en la norma que aprueba el proceso de fusión, bajo responsabilidad de sus titulares. Terminado el proceso de fusión, la entidad absorbente debe comunicarlo a la Secretaria de Gestión de Pública, en un plazo no mayor a siete (7) días de culminado el proceso.
35.1 Las entidades involucradas en un proceso de fusión, deben gestionar la aprobación de sus documentos de gestión dentro del plazo que disponga la norma que aprueba el proceso de fusión.
35.2 En tanto no se apruebe o adecúe el Texto Único de Procedimientos Administrativos de la entidad absorbente, se mantienen vigentes los procedimientos de la entidad absorbida.
36.1 Es un mecanismo de reforma de la estructura del Estado por el cual se asigna y vincula un Organismo público a un Ministerio en particular.
36.2 Establece una relación organizacional sectorial y un alineamiento de las políticas públicas, planes y objetivos estratégicos de entidades con competencias y funciones afines y complementarias, facilitando su coordinación. Solo es aplicable para el caso de los organismos públicos del Poder Ejecutivo.
36.3 No genera la extinción de un organismo público, ni la modificación de sus funciones, ni la variación de los recursos asignados a su pliego.
El cambio de adscripción se aprueba mediante Decreto Supremo, con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros, previa opinión favorable de la Secretaría de Gestión Pública.
38.1 A partir de la entrada vigencia del cambio de adscripción, el organismo público debe adecuar sus documentos de gestión, según corresponda, en función de las políticas, planes, estrategias, objetivos, entre otros, del Ministerio al cual se ha adscrito.
38.2 Asimismo, cualquier acción administrativa vinculada con el organismo público que requiera de la participación del Ministerio para la toma de decisiones, se entiende que corresponde al nuevo Ministerio de destino, cuya responsabilidad política recae en su titular.
39.1 Es un mecanismo de reforma de la estructura del Estado por el cual se cambia la dependencia de programas, proyectos especiales, comisiones permanentes y, en general de cualquier entidad que no cuenta con personería jurídica de derecho público.
39.2 El cambio de dependencia no genera la extinción de la entidad sin personería jurídica.
39.3 El cambio de dependencia se aprueba mediante Decreto Supremo, con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros, previa opinión favorable de la Secretaría de Gestión Pública.
Es un mecanismo de reforma de la estructura del Estado por el cual una entidad pública desaparece de la estructura del Estado.
41.1 La extinción de Ministerios y Organismos públicos se aprueba por ley a iniciativa del Poder Ejecutivo, previa opinión técnica de la Secretaría de Gestión Pública.
41.2 La extinción del resto de entidades públicas bajo el ámbito de competencia del Poder Ejecutivo y de los Gobiernos Regionales y Locales se aprueba por normas de igual o superior rango de aquellas que determinaron su creación.
41.3 La norma que determina la extinción de una entidad debe establecer un periodo de cierre o transferencia de acervo documentario, bienes, personal, obligaciones, derechos y acreencias, libros contables entre otros, de conformidad con las disposiciones que rigen la materia.
42.1 La Secretaria de Gestión Pública emite opinión técnica previa a fin de validar técnicamente los proyectos normativos en materia de organización, estructura y funcionamiento del Estado.
42.2 La opinión técnica previa favorable de la Secretaria de Gestión Pública permite a la entidad proponente continuar con el trámite de aprobación correspondiente.
42.3 El medio para la formalización de la referida opinión, se establece mediante directiva aprobada por la Secretaría de Gestión Pública.
Es el documento técnico normativo de gestión organizacional que formaliza la estructura orgánica de la entidad. Contiene las competencias y funciones generales de la entidad; las funciones específicas de sus unidades de organización, así como sus relaciones de dependencia.
El ROF de las entidades del Poder Ejecutivo se divide en secciones y títulos:
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Sección primera. Compuesta por tres títulos:
Título I. Disposiciones generales
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Naturaleza jurídica.
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Adscripción (en el caso de los organismos públicos)
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Jurisdicción. Comprende el ámbito territorial sobre el que ejerce sus competencias. Se presume, salvo disposición en contrario, que la jurisdicción que ejerce la entidad corresponde al nivel de gobierno al que pertenece.
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Competencias, identificando las materias que las comprenden, y funciones generales de la entidad
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Base Legal. Listado de normas sustantivas sobre las cuales se sustentan sus competencias y las funciones generales de la entidad.
Título II. Órganos del primer nivel organizacional
Desarrolla el primer nivel organizacional, señalando las funciones específicas asignadas a cada órgano de dicho nivel organizacional.
Título III. Órganos del segundo nivel organizacional
Desarrolla el segundo nivel organizacional, señalando para cada órgano de dicho nivel su ámbito material de competencia y sus funciones específicas, diferenciando entre los tipos de órganos.
Cuando la entidad no cuente con más niveles organizacionales, la sección primera incluye como anexos a la estructura orgánica y el organigrama de la entidad. Además, de corresponder, incluye un apartado final en el que se hace referencia, a las comisiones multisectoriales de carácter permanente, programas y proyectos especiales bajo dependencia de la entidad, así como a los organismos públicos adscritos, en el caso de los ministerios.
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Sección segunda. Contiene los títulos desde el tercer nivel organizacional en adelante, señalando las funciones específicas asignadas a sus unidades de organización de cada nivel organizacional, debiendo hacer referencia a la unidad de organización de la cual depende.
Contiene como anexos la estructura orgánica la cual debe incluir todas las unidades de organización de la entidad en sus distintos niveles organizacionales y el organigrama de la entidad. Además, de corresponder, incluye un apartado final en el que se hace referencia a las comisiones multisectoriales de carácter permanente, programas y proyectos especiales bajo dependencia de la entidad, así como a los organismos públicos adscritos, en el caso de los ministerios.
En el portal de transparencia del ministerio u organismo público del Poder Ejecutivo se debe publicar:
1) El texto íntegro de la sección primera del ROF y el decreto supremo que lo aprueba.
2) El texto íntegro de la sección segunda del ROF y la resolución del titular que lo aprueba.
3) El texto integrado del ROF.
El texto integrado del ROF al que se refiere el numeral 3) precedente, es elaborado por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces y debe contar su visto y el de la Oficina de Asesoría Jurídica para su publicación en el portal de transparencia de la entidad.
Cuando se modifica el ROF, al día siguiente de la publicación en el Diario Oficial El Peruano del decreto supremo o resolución del titular, la entidad cuenta con cinco (5) días hábiles para actualizar el Texto Integrado, bajo responsabilidad de su Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces y de su Oficina de Asesoría Jurídica.
45.1 El ROF de las entidades del Poder Ejecutivo se aprueba por Decreto Supremo y se estructura de acuerdo a lo dispuesto en la sección primera del artículo 44. La organización interna de sus órganos y el despliegue de sus funciones, que comprende del tercer nivel organizacional en adelante, se estructura conforme la segunda sección del artículo 44 y se aprueba por resolución del titular de la Entidad. El decreto supremo antes referido rige a partir de la entrada en vigencia de la resolución del titular de la entidad.
45.2 En el caso de los organismos públicos, requiere de la conformidad del Ministerio al cual se encuentra adscrito.
45.3 Las entidades que no forman parte del Poder Ejecutivo aprueban su ROF íntegramente de la siguiente manera:
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El Poder Judicial, Organismos Constitucionalmente Autónomos y Universidades Públicas, por Resolución del Titular.
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Los Gobiernos Regionales por Ordenanza Regional.
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Las Municipalidades por Ordenanza Municipal.
46.1 Se requiere la aprobación o modificación de un ROF, según corresponda, en los siguientes supuestos:
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Por modificación de la estructura orgánica que conlleva a la creación de nuevas unidades de organización. En este supuesto el informe técnico para justificar el ROF contiene las secciones 1, 2 y 3 a las que se refiere el artículo 47.
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Por modificación de la estructura orgánica que conlleva a eliminar unidades de organización. En este supuesto, el informe técnico para justificar el ROF contiene las secciones 1 y 2 a las que se refiere el artículo 47.
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Por reasignación o modificación de funciones, sin que se modifique la estructura orgánica. En este supuesto el informe técnico para justificar el ROF contiene los literales b) y c) de la sección 2 a la que se refiere el artículo 47.
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Por creación o fusión de una entidad con personería jurídica. En este supuesto el informe técnico para justificar el ROF contiene las secciones 1, 2 y 3 a las que se refiere el artículo 47.
46.2 La modificación de un ROF puede comprender más de uno de los supuestos regulados en el numeral precedente, lo cual se precisa en el Informe Técnico sustentatorio.
46.3 La Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces es responsable técnico de la propuesta de ROF y el informe técnico que lo sustenta.
El informe técnico que sustenta la propuesta de ROF incluye, según corresponda, las siguientes secciones:
Sección 1. Justificación de la necesidad
En esta sección se identifica la problemática organizacional y sustenta la necesidad de la estructura orgánica propuesta, para lo cual se consideran los criterios señalados en el artículo 6, según corresponda.
Sección 2. Análisis de racionalidad
En esta sección se debe considerar lo siguiente:
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Justificación de la estructura orgánica propuesta en todos sus niveles organizacionales, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 6 y 16.
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Identificación y justificación técnica y legal de las funciones sustantivas asignadas a los órganos de la entidad.
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Análisis de no duplicidad de funciones. Se verifica que las funciones específicas de las unidades de organización de la entidad no se repiten entre sí ni con las de otras entidades que realizan funciones o actividades similares.
Sección 3. Recursos presupuestales
En esta sección del informe la entidad sustenta que cuenta con los recursos presupuestales suficientes para la implementación de su estructura orgánica propuesta.
Cuando se trate de la aprobación de un nuevo ROF, esta sección debe sustentar la coherencia entre la estructura orgánica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un horizonte de tres años. Para ello se incluirá la siguiente información:
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Cuadro comparativo de los gastos de operación de la estructura orgánica vigente y la propuesta.
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Por excepción, en el caso en que la estructura orgánica propuesta represente un mayor gasto corriente para la entidad, deberá incluirse la sustentación de su financiamiento, así como la proyección de gasto corriente con un horizonte de tres (3) años.
Anexos. Los anexos incluyen:
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El organigrama
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Las fichas Técnicas sustentatorias de las funciones asignadas a las unidades de organización de línea publicadas en el portal electrónico de la Presidencia del Consejo de Ministros. Este literal solo aplica a las entidades del Poder Ejecutivo.
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El cuadro de necesidades del personal.
50.1 El expediente del proyecto de ROF está conformado por los siguientes documentos:
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Proyecto de dispositivo legal aprobatorio del ROF
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Proyecto de ROF
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Exposición de motivos
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Informe técnico y sus anexos
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Informe legal elaborado por la Oficina de Asesoría Jurídica que valida la legalidad de las funciones asignadas a las unidades de organización de la entidad.
50.2 El proyecto de ROF y el proyecto de dispositivo legal aprobatorio deben estar debidamente visados por el órgano responsable de su elaboración y el órgano de asesoría jurídica de la entidad o el que haga sus veces.
50.3 En el caso de los proyectos de ROF de organismos públicos del Poder Ejecutivo, el expediente debe contar con la conformidad de la Secretaría General del Ministerio al cual están adscritos.
51.1 La aprobación o modificación del ROF de entidades del Poder Ejecutivo, requiere de la opinión previa favorable de la Secretaria de Gestión Pública, tanto para la emisión del decreto supremo como de la Resolución del titular de la entidad, salvo en los siguientes supuestos:
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Reasignación de funciones de los órganos contenidos en la sección primera del ROF.
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Reasignación y modificación de funciones de las unidades de organización del tercer nivel organizacional en adelante, contenidos en la sección segunda del ROF.
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Disminución de unidades de organización del tercer nivel organizacional en adelante, contenidos en la sección segunda del ROF.
51.2 Las entidades que no forman parte del Poder Ejecutivo pueden solicitar a la Secretaría de Gestión Pública opinión técnica respecto a sus propuestas de ROF.
52.1 Los Ministerios y Organismos públicos del Poder Ejecutivo, los Gobiernos Regionales y todas las municipalidades de la provincia de Lima y la Provincia Constitucional del Callao, publican el dispositivo legal aprobatorio del ROF en el Diario Oficial El Peruano. El texto íntegro de su ROF y su organigrama institucional se publican en la Plataforma Digital Única para Orientación al Ciudadano y en su Portal Institucional.
52.2 En el caso del resto de municipalidades del país, la publicación de la ordenanza que apruebe su ROF se rige conforme lo dispuesto en los numerales 2 y 3 del artículo 44 de la Ley Orgánica de Municipalidades. Dicha ordenanza, así como el texto del ROF y sus anexos, se publican en el Portal de Transparencia Estándar de la municipalidad. Cuando no se cuenta con página web institucional, se publica en la Plataforma Digital Única para Orientación al Ciudadano, para lo cual lo remiten a la Secretaría de Gobierno Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros, siguiendo lo dispuesto por esta última como administrador de dicha plataforma.
52.3 Es responsabilidad de la máxima autoridad administrativa de la entidad cumplir con lo dispuesto en el presente artículo.
Es el documento técnico normativo de gestión organizacional que formaliza:
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La estructura funcional de los programas y los proyectos especiales.
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La estructura orgánica al interior de los de los órganos desconcentrados, cuando corresponda.
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La estructura orgánica al interior de los órganos académicos, cuando corresponda.
El MOP contiene títulos, capítulos y artículos teniendo en cuenta los rubros y metodología que se detallan a continuación:
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Título Primero de las Disposiciones Generales
En este título se desarrolla:
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Finalidad
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Naturaleza Jurídica
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Entidad a la que pertenece
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Funciones generales
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Base Legal; se refiere a su norma de creación y la normativa sustantiva complementaria aplicable.
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Título Segundo: La estructura
En este título se desarrolla la estructura, indicando los tipos de unidades de organización que la componen, sus funciones y la interrelación interna y externa de estos.
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Título Tercero: Bienes, servicios y procesos
Identificación de los bienes y servicios que entrega el programa, proyecto especial, órgano académico o desconcentrado, según corresponda, con la respectiva descripción de los procesos operativos o misionales que los generan, además de los procesos estratégicos y de apoyo. La descripción de los procesos se realiza, en su nivel más agregado, con una breve descripción de cada uno, sus objetivos y la unidad de organización responsable. En el caso de los programas y proyectos especiales, debe adjuntarse el mapa de procesos en el que se muestren las interacciones internas y externas.
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Anexo
Organigrama que refleje la estructura.
55.1 La propuesta del MOP se sustenta en un Informe Técnico elaborado por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces, el cual justifica su estructura y los mecanismos de control y coordinación; y, en un informe legal elaborado por la Oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces, que valida la legalidad de las funciones sustantivas asignadas en el MOP.
55.2 El MOP se aprueba según corresponda, por resolución ministerial o por resolución del titular de un organismo público, en el caso del Poder Ejecutivo o por Decreto Regional o de Alcaldía, en el caso de los gobiernos regionales y locales.
Es un instrumento excepcional de modernización que la Secretaría de Gestión Pública propone a las entidades del Poder Ejecutivo, a fin de que puedan realizar modificaciones progresivas a su estructura orgánica en un plazo determinado tiempo, de modo tal que adopten la estructura orgánica más adecuada para el cumplimiento de sus funciones.
57.1 Para una declaratoria de fortalecimiento organizacional se toma en consideración que la entidad del Poder Ejecutivo:
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Cuenta con más de 1500 servidores civiles con contratos vigentes o posición presupuestada y requiere adoptar cambios progresivos en su estructura orgánica en el marco del tránsito al régimen de la Ley del Servicio Civil.
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Requiere incorporar el uso intensivo de las tecnologías de información y las comunicaciones, que genere un cambio significativo de enfoque en sus procesos de trabajo, impactando en su estructura orgánica.
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Requiere implementar un cambio que genera un impacto de gran magnitud con relación a su situación organizacional.
57.2 Además de los supuestos señalados en el numeral precedente, la declaratoria de fortalecimiento organizacional se puede dar en caso de fusión de ministerios, fusión de organismos públicos y fusión de un ministerio con uno o más organismos públicos.
La declaratoria de fortalecimiento organizacional se aprueba mediante resolución de Secretaría de Gestión Pública, la cual establece el plazo para su implementación conforme lo señalado en el artículo 59.
59.1 La declaratoria de fortalecimiento organizacional se emite por un plazo máximo de veinticuatro (24) meses contado desde el día siguiente de su aprobación.
59.2 Excepcionalmente, el plazo señalado en el numeral precedente puede ser prorrogado por seis (6) meses hasta en dos (2) oportunidades, previa aprobación de la Secretaría de Gestión Pública y siempre que la entidad sustente debidamente la necesidad de su prórroga. La prórroga se aprueba mediante Resolución de Secretaría de Gestión Pública.
59.3 Bajo ningún supuesto, el fortalecimiento organizacional puede exceder los treinta y seis (36) meses, contados desde el día siguiente de su aprobación.
60.1 Toda solicitud de declaratoria de fortalecimiento organizacional se dirige a la Secretaría de Gestión Pública y es suscrita por el secretario general del ministerio interesado o por el gerente general o el que haga sus veces del organismo público interesado, según corresponda.
60.2 La solicitud de declaratoria de fortalecimiento organizacional debe adjuntar un Plan de Fortalecimiento Organizacional el cual debe contener como mínimo los siguientes aspectos:
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Sustentación del supuesto de excepción en el cual se enmarca el fortalecimiento organizacional, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 57.
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Objetivos a alcanzar con la declaratoria de fortalecimiento organizacional.
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Unidad(es) de organización responsable(s) y roles.
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Plazo y cronograma para el fortalecimiento, que incluye las actividades a realizar, considerando la proyección de las modificaciones progresivas en la estructura orgánica.
61.1 Toda modificación a la estructura orgánica de una entidad, en el marco de un proceso de fortalecimiento organizacional, se rige por los criterios de diseño y estructura de la administración pública y se ajusta a lo previsto en el Plan de Fortalecimiento Organizacional al que se refiere el artículo anterior.
61.2 Cada modificación progresiva de la estructura orgánica, en cualquiera de sus niveles organizacionales, está contenida en el “Documento de Organización y Funciones Provisional-DOFP”, el cual se aprueba mediante resolución del titular, previa opinión favorable de la Secretaría de Gestión Pública.
La opinión de la Secretaría de Gestión Pública versa exclusivamente sobre la modificación progresiva, sin comprender aquellos otros aspectos de la estructura orgánica que no hayan sido modificados en el DOFP.
61.3 La resolución del titular aprobando el DOFP se publica en el Diario Oficial El Peruano.
61.4 Desde el día siguiente de la publicación a la que se refiere el numeral anterior, la estructura orgánica modificada tiene plenos efectos para el ejercicio de las funciones, líneas de autoridad y responsabilidades a que hubiera lugar.
61.5 Al término del plazo de la declaratoria de fortalecimiento organizacional la entidad aprueba su Reglamento de Organización y Funciones conforme lo dispuesto en los artículos 44 y 45 de los Lineamientos de Organización del Estado.
61-A.1 En tanto dure la Declaratoria de Fortalecimiento Organizacional y se apruebe el nuevo Reglamento de Organización y Funciones - ROF conforme lo señalado en el numeral 61.5 del artículo 61, el DOFP es el único documento técnico normativo de gestión organizacional que formaliza la estructura orgánica de la entidad y contiene sus funciones generales y las funciones específicas de sus unidades de organización.
61-A.2 Para la elaboración del DOFP se sigue el contenido de un ROF regulado en el artículo 44. La sección primera y segunda se regulan en el mismo DOFP, el cual se aprueba conforme lo dispuesto en el numeral 61.2 del artículo 61.
62.1 Cada seis (6) meses el ministerio u organismo público bajo el alcance de una declaratoria de fortalecimiento organizacional remite a la Secretaría de Gestión Pública un reporte de avance en el cumplimiento de los objetivos contenidos en el Plan de Fortalecimiento Organizacional al que se refiere el artículo 60.
62.2 En caso la Secretaría de Gestión Pública identificara un avance insuficiente o nulo del plan de implementación, puede dejar sin efecto la declaratoria de fortalecimiento organizacional, lo cual no afecta las modificaciones previas en la estructura orgánica que se hubieran aprobado mediante el DOFP en tanto se modifique el Reglamento de Organización y Funciones en un plazo máximo de sesenta (60) días calendario.
Cuando se trate de una declaratoria de fortalecimiento organizacional de un organismo público, la Secretaría de Gestión Pública comunica al ministerio al cual dicho organismo público está adscrito, acerca de:
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La declaratoria de fortalecimiento organizacional del organismo público.
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El Plan de Fortalecimiento Organizacional.
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La(s) solicitud(es) de modificación progresiva de la estructura orgánica.
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Los informes de avance de cumplimiento.
Los Sistemas Funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de políticas públicas que requieren la participación de todas o varias entidades del Estado. Entre sus características se encuentran las siguientes:
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Su implementación se da a través de intervenciones públicas que adoptan la forma de bienes, servicios o regulaciones, a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de las personas.
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Tienen un enfoque hacia las personas.
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Lo conforman entidades públicas de más de un sector con competencias y funciones sustantivas o de línea que contribuyen con la atención de la política pública que sustenta el sistema funcional. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS
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Su ámbito de aplicación comprende las entidades públicas que lo conforman; y, de corresponder, actores privados (empresas, personas, sociedad civil, etc.).
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Su ente rector es el ministerio cuyas competencias y funciones presentan mayor afinidad con las políticas públicas que comprenden el sistema. Dicha rectoría, por criterios técnicos, de especialidad o eficiencia puede ser ejercida a través de un organismo público.
65.1 El expediente del proyecto de ley de creación de un sistema funcional lo elabora el ministerio bajo cuya rectoría se propone se encuentre el sistema funcional y debe incluir la siguiente documentación:
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Proyecto de ley creando el sistema funcional. Debe incluir disposiciones que regulen, entre otros aspectos del sistema: i) su objetivo; ii) su ente rector y atribuciones; iii) su ámbito de aplicación; iv) su conformación y roles de sus integrantes; y, vi) los principios.
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Exposición de motivos.
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El Informe técnico que sustenta la creación del sistema funcional.
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Informe legal elaborado por la Oficina General de Asesoría Jurídica que valida la legalidad de la propuesta de creación del sistema funcional.
65.2 El proyecto de ley debe estar visado por el órgano responsable de su elaboración y el órgano de asesoría jurídica del ministerio proponente.
66.1 El informe técnico que sustenta la propuesta de creación de un sistema funcional incluye las siguientes secciones:
Sección 1. Políticas públicas
En esta sección se identifica a la o las políticas públicas que sustentan la creación del sistema funcional y las principales intervenciones públicas que se requieren realizar para su implementación.
Sección 2.- Justificación de la necesidad
En esta sección se identifica la problemática a atender con la creación del sistema funcional y se sustenta cómo a través de su creación se espera asegurar el cumplimiento de las políticas públicas que lo sustentan, articulando las intervenciones de las entidades vinculadas con dicho cumplimiento. Esta justificación incluye sustentar que la rectoría sectorial del ministerio proponente no resulta una alternativa suficiente para asegurar el logro de las respectivas políticas públicas.
Sección 3. Caracterización del sistema
En esta sección se caracteriza el sistema funcional para lo cual se debe identificar:
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El ente rector del sistema y sus atribuciones en el marco de su rectoría. Se debe sustentar su mayor afinidad con las políticas públicas que se buscan asegurar.
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Las entidades públicas que conformarían el sistema. Por cada entidad pública, se debe identificar: i) sus competencias y funciones sustantivas vinculadas con el sistema; y, ii) el rol que ejercen en el cumplimiento de las políticas públicas que busca asegurar el sistema funcional, en el marco de sus competencias y funciones.
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El ámbito de aplicación del sistema funcional, identificando a los actores privados de corresponder.
66.2 Además de las secciones reguladas en el numeral precedente, el informe debe incluir toda aquella otra información sustentatoria que se requiera para justificar el proyecto de ley que propone la creación del sistema funcional.
La propuesta de creación de un sistema funcional, requiere de la opinión previa favorable de la Presidencia del Consejo de Ministros a través de la Secretaria de Gestión Pública.
Primera.- Normativa complementaria
La Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros se encuentra facultada para emitir la normativa complementaria para la aplicación de los presentes lineamientos y, en general, en materia de estructura y organización del Estado.
Segunda.- De la aplicación de los presentes Lineamientos
La Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, en el marco de su rectoría en materia de modernización de la gestión pública, se encuentra facultada para interpretar, aplicar o dejar de aplicar cualquier disposición contenida en los presentes lineamientos, en función a las necesidades y particularidades organizacionales de las entidades, siempre y cuando dicha medida se encuentre acorde a los principios que rigen la estructura, organización y funcionamiento del Estado contenidas en las normas sustantivas sobre la materia y de los presentes lineamientos.
Tercera.- Calificación del máximo órgano administrativo de los organismos públicos
En el marco de lo establecido en la Tercera Disposición Transitoria de la Ley Orgánica de Poder Ejecutivo, adecúese la denominación de las Secretarías Generales de los Organismos públicos, debiéndoseles calificar a partir de la entrada en vigencia de los presentes lineamientos como Gerencias Generales para todos sus efectos.
Cuarta.- Aplicación para los Gobiernos Regionales y Locales
Para la organización de los Gobiernos Regionales y Locales prevalece el enfoque territorial, velando por la integración de las funciones y actividades sectoriales que tengan sinergias positivas en su ejecución. Las Direcciones Regionales son parte de los Gobiernos Regionales, ejercen funciones sustantivas y dependen de la respectiva Gerencia Regional. Para todo lo demás se aplicará las disposiciones contenidas en la presente norma.
Excepcionalmente, las direcciones regionales de salud y de educación, o las que hagan sus veces, cuando sustenten la necesidad, pueden contar con un Manual de Operaciones- MOP, el cual se sujeta a lo dispuesto en los presentes Lineamientos y es aprobado por decreto regional, previa opinión favorable de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces del Gobierno Regional.
En el caso del MOP de las direcciones regionales de educación o las que hagan sus veces, este incluye a las Unidades de Gestión Educativa Local- UGEL bajo su ámbito. El Ministerio de Educación, mediante resolución ministerial, aprueba los criterios de organización de las UGEL, conforme a la normativa de la materia y lo dispuesto en los presentes Lineamientos.
Cuando se trate de órganos prestadores de servicios de salud, tales como hospitales e institutos nacionales especializados, el Ministerio de Salud, en el marco de su rectoría aprueba mediante resolución ministerial los Lineamientos para la elaboración del MOP de dichos órganos, de alcance nacional, previa opinión favorable de la Secretaría de Gestión Pública. Dichos MOP se aprueban por decreto regional, salvo en el caso de los hospitales e institutos nacionales especializados que dependen del Ministerio de Salud, en cuyo caso se aprueban mediante resolución viceministerial, conforme lo dispuesto en los Lineamientos para la elaboración del MOP y lo dispuesto en los presentes Lineamientos.
Quinta.- Sociedades de Beneficencia
Sexta.- Atribución de la Presidencia del Consejo de Ministros
Las funciones sustantivas de la Presidencia del Consejo de Ministros se establecen mediante Decreto Supremo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.
Sétima.-Verificación posterior
La Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, en el marco de su rectoría en materia de modernización de la gestión pública, se encuentra facultada para realizar de oficio y de forma aleatoria la verificación posterior del cumplimiento a las disposiciones contenidas en los presentes lineamientos y los que emita en el marco de su rectoría. En caso de incumplimiento, emite un informe técnico vinculante solicitando a la entidad la adecuación correspondiente.
Octava.- Base de datos sobre entidades del Estado
Los Ministerios, Gobiernos Regionales y Locales, comunican a la Presidencia del Consejo de Ministros la creación, fusión y extinción de programas, proyectos especiales y cualquier otra entidad a su cargo. Dichas entidades cuentan con un registro actualizado de todas las entidades y dependencias a su cargo, bajo responsabilidad de sus Oficinas de Planeamiento y Presupuesto o las que hagan sus veces. Los Ministerios y los Gobiernos Regionales y Locales, notifican a la Secretaría de Gestión Pública la creación y extinción de organismos públicos, programas, proyectos especiales y cualquier otra entidad a su cargo.
Novena.-Modelos de organización
La Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, en el marco de su rectoría en materia de modernización de la gestión pública, se encuentra facultada para aprobar modelos de organización estándar para entidades públicas.
DÉCIMA. Unidades funcionales
Excepcionalmente, además de las unidades funcionales que integran la estructura funcional de un programa o proyecto especial, un órgano o unidad orgánica de una entidad pública puede conformar una unidad funcional en su interior, siempre que el volumen de operaciones o recursos que gestione para cumplir con sus funciones de línea o administración interna, así lo justifique, de modo tal de diferenciar las líneas jerárquicas, y alcances de responsabilidad.
Dicha unidad funcional no constituye una unidad de organización sino un equipo de trabajo al interior del órgano o unidad orgánica dentro del cual se constituye. Este equipo de trabajo, dada su excepcionalidad, se formaliza mediante resolución de la máxima autoridad administrativa, previa opinión favorable de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces. Dicha resolución se publica en el Portal de Transparencia Estándar de la entidad, en el ítem “Planeamiento y Organización”, bajo responsabilidad del funcionario a cargo de dicho portal.
Las unidades funcionales no aparecen en el organigrama ni su conformación supone la creación de cargos ni asignación de nuevos recursos. Las líneas jerárquicas, responsabilidades y coordinador a cargo de la unidad funcional se establecen en la resolución que la formaliza.
La responsabilidad por las funciones asignadas al órgano o unidad orgánica, incluidas las encomendadas a la unidad funcional, recae en el jefe o el que haga sus veces, de dicho órgano o unidad orgánica, sin perjuicio de la responsabilidad del coordinador de la unidad funcional.
Décimo Primera.- Fuerzas Armadas, Policía Nacional y Cuerpo de Bomberos Voluntarios del Perú
En el caso de las Fuerzas Armadas, de la Policía Nacional y del Cuerpo de Bomberos Voluntarios del Perú su estructura y funciones se regulan conforme lo dispuesto en su ley de creación y su reglamento, y se ciñe a los principios que rigen la estructura, organización y funcionamiento del Estado, conforme lo dispuesto en los presentes Lineamientos.
En el caso de las Fuerzas Armadas y de la Policía Nacional, toda modificación de su reglamento, requiere de la opinión previa favorable de la Secretaria de Gestión Pública, en lo que corresponda en el marco de sus competencias.
Décimo Segunda.- Institutos y Escuelas dependientes del Sector Educación
Desde el punto de vista organizacional son órganos desconcentrados del Ministerio de Educación o del Gobierno Regional, según corresponda, sin perjuicio de las autonomías que se reconoce en la ley de la materia.
Para los Institutos de Educación Superior y Escuelas de Educación Superior su estructura y funciones se regulan conforme lo dispuesto en la Ley de Institutos y Escuelas de Educación Superior y la Carrera Pública de sus docentes y su reglamento; debiendo observar además los principios y criterios establecidos en los presentes Lineamientos.
En el caso de las Escuelas e Institutos Superiores de Formación Artísticas, su estructura y funciones se establecen en su Manual de Operaciones el cual se aprueba mediante resolución ministerial del Ministerio de Educación o decreto regional, según corresponda, debiendo observar lo dispuesto en la normativa de la materia y los principios y criterios establecidos en los presentes Lineamientos.
Décimo Tercera.- Universidades públicas
La conformación de unidades de organización de administración interna se rige por los criterios y reglas en materia organización establecidos en los presentes Lineamientos. En el caso de la conformación de la estructura de enseñanza, se rige por lo dispuesto en la Ley Universitaria y en las normas que sobre la materia establezca el Ministerio de Educación y la SUNEDU, en el marco de sus competencias.
El Ministerio de Educación, como rector nacional en la materia, elabora los Lineamientos para la formulación del Reglamento de Organización y Funciones - ROF de las universidades públicas, en concordancia con lo dispuesto en la Ley Universitaria y los presentes Lineamientos. Se aprueban mediante resolución ministerial, previa opinión favorable de la Secretaría de Gestión Pública.
Los Lineamientos para la formulación del Reglamento de Organización y Funciones - ROF de las universidades públicas, a los que se refiere el párrafo anterior, incluyen la verificación posterior aleatoria de su cumplimiento.
Décimo Cuarta.- Registro de comisiones del Poder Ejecutivo
La Presidencia del Consejo de Ministros mediante resolución ministerial, a propuesta de la Secretaria de Coordinación, aprueba las disposiciones que correspondan para la aplicación de lo dispuesto en los numerales 23.4 y 23.5 del artículo 23.
DÉCIMO QUINTA. Funciones de un Consejo Directivo
Los aspectos constitutivos de un Consejo Directivo, tales como su conformación, periodo, mecanismos de designación, entre otros, se regulan en la ley de creación del respectivo organismo público y su reglamento.
Excepcionalmente, en caso no estuvieran regulados conforme se señala en el párrafo precedente, se regulan en el Reglamento de Organización y Funciones del respectivo organismo público. De tratarse de aspectos operativos, tales como los referidos a la asistencia, quórum, entre otros similares, estos se regulen en el reglamento interno del Consejo Directivo.
DÉCIMO SEXTA. Calificación organizacional
Aquellas entidades creadas antes de la entrada en vigencia de los presentes Lineamientos, cuya ley de creación les asignó personería jurídica, pero que no han sido calificadas como pliegos presupuestales, tal como lo dispone el numeral 30.2 del artículo 30, califican desde el punto de vista organizacional, como órganos desconcentrados especiales.
Tales órganos desconcentrados especiales tienen las siguientes características:
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Gozan de las autonomías que su ley de creación y la normativa especial que les aplica, de corresponder, les otorgue.
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Cuentan con identidad organizacional.
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Su organización se formaliza en un Manual de Operaciones que aprueba la entidad bajo cuyo ámbito se encuentra.
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Su diseño organizacional se rige bajo los principios y criterios en materia organizacional.
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Están sujetos a la supervisión de la entidad bajo cuyo ámbito se encuentra, sin que ello afecte su autonomía.
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No suponen un despliegue en el territorio, a diferencia de los órganos desconcentrados a los que se refiere el artículo 14.
Esta calificación organizacional no aplica a las entidades administradoras de fondos intangibles de la seguridad social ni aquellas contempladas en la Constitución Política del Perú.
DÉCIMO SÉPTIMA. Creación de la Plataforma de Gestión Organizacional
Créase la Plataforma de Gestión Organizacional (PGO) como plataforma digital oficial para la gestión y tramitación de los documentos de gestión organizacional de las entidades de la administración pública y, progresivamente, de los instrumentos y mecanismos vinculados con la modernización de la gestión pública que establezca el rector de la materia. El diseño y administración funcional de la PGO está a cargo de la Presidencia del Consejo de Ministros a través de la Secretaría de Gestión Pública, como órgano rector del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública y conductor de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública. La PGO se diseña e implementa cumpliendo los estándares y normativa de gobierno, confianza y transformación digital dictada por la Presidencia del Consejo de Ministros a través de la Secretaría de Gobierno Digital, quien brinda acompañamiento y asistencia técnica durante su diseño, desarrollo y despliegue y es responsable de su sostenibilidad, mantenimiento, desarrollo progresivo y evolución digital; así como el soporte digital.
La implementación de la PGO es de naturaleza incremental, supone el desarrollo progresivo de funcionalidades priorizadas en función al valor que generan en las entidades públicas. Para el cumplimiento de lo dispuesto en la presente disposición, la Secretaría de Gestión Pública aprueba la normativa complementaria para su implementación y funcionamiento.
Única.- Adecuación de los documentos de gestión organizacional
Para la adecuada aplicación de los lineamientos se debe considerar las siguientes definiciones:
* ÁREA ORGÁNICA.- Es la unidad de organización del quinto nivel organizacional en la que se desagrega una subunidad orgánica.
* ATRIBUCIÓN.- Facultades o potestades sobre una competencia tales como normar, planificar, ejecutar, coordinar, supervisar y evaluar o potestad conferida expresamente por Ley a una entidad o a un órgano para tomar decisiones dentro de su competencia y en el ejercicio de sus funciones.
* COMPETENCIA.- Ámbito de actuación material o territorial de la entidad establecido de acuerdo a un mandato constitucional y/o legal. Por ejemplo: material: salud, educación; territorial: provincia de Lima, distrito de Urcos, entre otros.
* DIMENSIONAMIENTO.- Metodología que permite determinar la cantidad necesaria de servidores civiles, para lograr la producción óptima de bienes y servicios en favor de la administración interna y la ciudadanía, en base a la identificación de la mejora de procesos de la entidad.
* "EQUIPO DE TRABAJO.- Corresponde a un grupo de servidores civiles bajo la supervisión de un servidor para la ejecución de funciones específicas al interior de una unidad de organización (órgano, unidad orgánica, etc.). No se formaliza en la estructura y su conformación es temporal.
El servidor superior de la unidad de organización puede formalizar su conformación mediante un documento interno en el que precise su conformación, objetivos, responsabilidades, líneas de coordinación, entre otros aspectos que considere pertinente. Su conformación no genera gastos.
* FUNCIÓN.- Conjunto de acciones afines y coordinadas que corresponde realizar a la entidad, sus órganos, unidades orgánicas y demás niveles organizacionales, para alcanzar sus objetivos.
* FUNCIÓN ESPECÍFICA.- Conjunto de acciones que deben realizar los órganos, unidades orgánicas y demás niveles organizacionales, conducentes a alcanzar los objetivos de la entidad y las metas de su gestión.
* FUNCIÓN GENERAL.- Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestión. Estas provienen de las normas sustantivas de la entidad.
* FUNCIÓN SUSTANTIVA.- Conjunto de acciones que desarrolla la entidad para cumplir con su misión y objetivos institucionales. Estas acciones derivan de las normas sustantivas de cada entidad y se ejercen a través de sus órganos de línea.
* FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN INTERNA.- Conjunto de acciones relacionadas con actividades relacionadas al planeamiento, presupuesto, abastecimiento, contabilidad, tesorería, recursos humanos, asesoría jurídica, gestión financiera, gestión de medios materiales, entre otros.
* IDENTIDAD ORGANIZACIONAL.- Es la denominación que distingue a un programa, proyecto especial o cualquier instancia desconcentrada a la que se refiere el numeral 14.1-A del artículo 14, de la entidad bajo cuyo ámbito se encuentra. Tiene la capacidad de identificar el conjunto de actividades, bienes y servicios que estos brindan.
* JERARQUÍA.- Es la línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organización hasta el eslabón más bajo; también conocida como cadena de mando.
* NIVEL ORGANIZACIONAL.- Es la categoría dentro de la estructura orgánica de la Entidad que refleja la dependencia entre los órganos y demás niveles organizacionales, de acuerdo con sus funciones y atribuciones.
* OFICINA DESCONCENTRADA.- Forma parte de la Oficina de Atención al Ciudadano o la que haga sus veces que se dedica a realizar tareas administrativas de recepción de expedientes, solicitudes, entrega de información a la ciudadanía, entre otros, en diversos lugares del territorio distintos a su Sede Central.
* ORGANIGRAMA.- Representación gráfica de la estructura de una entidad en la cual se muestran las distintas unidades de organización y sus relaciones jerárquicas.
* ÓRGANO.- Es la unidad de organización del primer y segundo nivel organizacional en una estructura orgánica.
* PROCESOS DE APOYO.- Son los procesos que se encargan de brindar apoyo o soporte a los procesos misionales y estratégicos.
* PROCESOS ESTRATÉGICOS.- Son los procesos relacionados a la determinación de las políticas internas, estrategias, objetivos y metas de la entidad, así como asegurar su cumplimiento. Estos procesos definen la orientación hacia donde debe operar la entidad.
* PROCESOS MISIONALES.- Son los procesos de producción de bienes y servicios de la cadena de valor y responden a las funciones sustantivas de la entidad. También se denominan procesos clave u operativos.
* SUBUNIDAD ORGÁNICA.- Es la unidad de organización del cuarto nivel organizacional en la que se desagrega una unidad orgánica.
* TERCERIZACIÓN.- Mecanismo que implica la contratación de servicios externos para que realicen actividades administrativas internas o sustantivas.
*TEXTO INTEGRADO DEL ROF.- Consolida las secciones primera y segunda del ROF de un Ministerio u organismo público del Poder Ejecutivo, a fin de integrar el articulado de los órganos con el de sus respectivas unidades de organización. Para tal efecto, se sigue una nueva secuencia de articulado debiendo cada artículo del Texto integrado del ROF hacer referencia al artículo correspondiente de la sección primera o segunda del ROF, aprobadas por decreto supremo y resolución del titular, respectivamente.
* UNIDAD FUNCIONAL.- Es la unidad de organización que agrupa servidores civiles al interior de una estructura funcional.
* UNIDAD ORGÁNICA.- Es la unidad de organización del tercer nivel organizacional en la que se desagrega un órgano.
* UNIDADES DE ORGANIZACIÓN.- Conjunto de unidades agrupadas por nivel organizacional al interior de una entidad:
| Unidades de organización | Nivel organizacional |
| Órgano | Primer y Segundo nivel |
| Unidad orgánica | Tercer nivel |
| Subunidad orgánica | Cuarto nivel |
| Área | Quinto nivel |
